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Para agencia de publicidad y producción fotográfica se busca office manager/amimistrativo. El office manager es el responsable del departamento de administración, depende directamente la dirección y interactúa con el resto de departamentos, ofreciendo soporte administrativo y de gestión, puesto muy estratégico en la agencia. A nivel internos, el puesto tiene la función de coordinar y ejecutar las tareas administrativas y burocráticas de la agencia como elemento transversal del funcionamiento de la compañía, con el rigor y la discreción que requiere el cargo. En cuanto a las relaciones externas, se segmentan en tres funciones: – Responsable de mantener un buena y efectiva relación con los clientes y sus departamentos administrativos, con un contacto ágil y fácil que facilite la gestión de presupuestos, logística y cobros. – Velará por la gestión con los proveedores, el cumplimiento de los timings, la logística de las entregas y los pagos. – Mantendrá relación con los colaboradores, especialmente con el asesor externo responsable de la contabilidad de la empresa y la parte más burocrática y de relación con la administración.

Puesto de Servicios Generales de apoyo al funcionamiento de la organización en los ámbitos de secretaría general y office management, incluyendo soporte en el área administrativa. – Conocimientos de organización de la oficina. – Control administrativo de la facturación emitida y recibida. Dar entrad y salida y registrarlo correctamente para la contabilidad y cierres trimestrales, anuales e impuestos. – Nociones básicas de contabilidad. – Control de documentación. Archivo, registro, control y digitalización de todos los contratos, acuerdos o documentos de la empresa. – Atención al cliente, presencial y telefónica, recepción de visitas y su atención dentro de la oficina y al teléfono. Funciones administrativas – Asegurar el funcionamiento de la oficina, programación y organización de los suministros de la oficina a cualquier nivel. – Recepción y clasificación del correo entrante y saliente. – Control de mensajería. – Control y archivo de documentación (contratos, acuerdos… etc.) – Recepción y atención al cliente, presencial y al teléfono. – Preparación y programación de viajes. – Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas en los circuitos de información de la empresa. – Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes recibidas o información obtenida. – Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos según las técnicas apropiadas y los parámetros establecidos en la empresa. – Facturación entrante y saliente. – Preparar la documentación administrativa para el registro contable de la empresa en condiciones de seguridad y calidad. – Realizar gestiones administrativas de tesorería, siguiendo las normas y protocolos establecidos por la gerencia con el fin de mantener el seguimiento de los movimientos de liquidez. – Realizar las gestiones administrativas de la actividad de la empresa registrando la documentación soporte correspondiente a determinadas obligaciones fiscales derivadas. – Desempeñar las actividades de atención al cliente/usuario en el ámbito administrativo y comercial asegurando los niveles de calidad establecidos y relacionados con la imagen de la empresa /institución. – Que aporte valor desde el momento de su incorporación, a partir de sus características, formación, y experiencia.